Is this service legitimate?

Yes. Our service is operated by 米満建太郎税理士事務所, a licensed Japanese tax accounting firm. Our representative, Kentaro Yonemitsu, holds Tax Accountant Registration No. 151201 with the Tokyo Tax Accountants' Association (Kitazawa Branch). You can verify this via Japan's official tax accountant registry.

Why can't I just file the tax return myself?

Technically you can, but to do so you would need to register a tax agent (納税管理人) in Japan, correctly apply the retirement income selective taxation (退職所得の選択課税), and navigate Japan's online filing system — all in Japanese, from abroad. Most non-residents find this impractical. Our service handles everything for ¥22,000, which is typically a small fraction of your refund amount.

Is it legal to use an agent in Japan?

Yes — but only if that agent is a licensed tax accountant (税理士). Under Japan's Tax Accountant Act (税理士法), filing a tax return on behalf of another person without a licence is illegal, regardless of whether a fee is charged. Always verify your agent's licence before proceeding.

How much will I get back?

The refund amount equals the withholding tax shown on your Decision Notice — labelled 「所得税額及び復興特別所得税額」. In most cases, all or most of this amount is refunded.

What documents do I need?

You will need your Lump-sum Withdrawal Payment Decision Notice (脱退一時金支給決定通知書) and a copy of your valid passport. We will provide a checklist after payment.

How long does the process take?

After you submit your documents, we typically file within 1–2 weeks. The Japanese tax authority then processes your return, which usually takes 2–4 months. The total time from payment to receiving your refund is approximately 3–5 months.

What is the money-back guarantee?

If the Japanese tax authority does not issue a refund — which is rare — we will return your full service fee of ¥22,000. This guarantee applies when you meet all eligibility requirements and provide accurate documents.

What is the 5-year deadline?

You have 5 years from the date your lump-sum withdrawal was paid to claim your tax refund. If you received your payment in 2021, for example, your deadline is 2026. Do not wait — if you miss this window, the refund cannot be claimed.

Is my personal information safe?

Yes. Your data is handled exclusively by our licensed tax accountant and used only for the purpose of filing your tax return. We do not store, sell, or share your information with any third party.

I used an informal agent before. Can I still use your service?

Please contact us before applying. Depending on what was previously submitted (or not submitted), we may still be able to help. Each situation is different.

What is the transfer fee for receiving my refund?

A transfer fee of approximately USD 5–10 will be deducted from your refund before it reaches your bank account. This is an actual expense passed through at cost — we do not add any profit to this fee.

Can I use this service if I am still in Japan?

Yes. Our service is available regardless of where you are currently located, as long as you have already received your lump-sum withdrawal payment and hold the Decision Notice.

What is the lump-sum withdrawal payment tax refund in Japan?

When Japan Pension Service pays a lump-sum withdrawal (脱退一時金) to a foreign national, it automatically withholds 20.42% as income tax and special reconstruction tax. Foreign nationals who have left Japan can reclaim this withheld tax through a special procedure called 退職所得の選択課税. This procedure must be carried out by a licensed tax accountant (税理士) acting as the claimant's tax agent (納税管理人). In most cases, all or most of the withheld tax is refunded.

How long does it take to get a tax refund from Japan after leaving?

After our licensed tax accountant files your return on your behalf, the Japanese tax authority typically processes it within 2–4 months. Including the time to prepare and submit your documents, the total period from payment to receiving your refund is approximately 3–5 months.

What makes this process so difficult to do without a tax accountant?

Three things make it particularly hard for non-residents to file independently. First, you need a tax agent (納税管理人) physically based in Japan. Second, the correct tax treatment — 退職所得の選択課税 — requires accurate calculation of retirement income and progressive tax rates. Third, all correspondence with the Japanese tax authority is conducted in Japanese.

What happens if I miss the 5-year deadline to claim the Japan pension tax refund?

If more than 5 years have passed since you received your lump-sum withdrawal payment, the right to claim a tax refund under 退職所得の選択課税 is permanently lost. There are no extensions or exceptions. If you are approaching the deadline, contact us as soon as possible.

LOOK UP ACCOUNTING｜Kantor Akuntan Publik dan Konsultan Pajak di Setagaya dan Shimokitazawa

FAQ

Pertanyaan Umum

Ya. Layanan kami dioperasikan oleh 米満達太郎税理士事務所, kantor akuntan pajak Jepang berlisensi. Perwakilan kami, Kentaro Yonemitsu, memiliki Nomor Registrasi Akuntan Pajak 151201 di Tokyo Tax Accountants’ Association (Cabang Kitazawa). Anda dapat memverifikasinya melalui daftar resmi akuntan pajak Jepang.

Secara teknis bisa, tetapi Anda perlu mendaftarkan agen pajak (納税管理人) di Jepang, menerapkan retirement income selective taxation (退職所得の選択課税) dengan benar, dan menggunakan sistem pelaporan online Jepang — semuanya dalam bahasa Jepang dan dari luar negeri. Bagi sebagian besar non-residen, hal ini tidak praktis. Layanan kami menangani semuanya dengan biaya ¥22.000, yang biasanya hanya sebagian kecil dari jumlah pengembalian pajak Anda.

Ya — tetapi hanya jika agen tersebut adalah akuntan pajak berlisensi (税理士). Berdasarkan Undang-Undang Akuntan Pajak Jepang (税理士法), mengajukan SPT pajak atas nama orang lain tanpa lisensi adalah ilegal, terlepas dari apakah dikenakan biaya atau tidak. Selalu verifikasi lisensi agen Anda sebelum melanjutkan.

Jumlah pengembalian pajak sama dengan pajak yang dipotong yang tertera pada Surat Keputusan Anda — dengan label 「所得税額及び復興特別所得税額」. Dalam kebanyakan kasus, seluruh atau sebagian besar jumlah ini akan dikembalikan. Silakan lihat tabel estimasi di atas untuk kisaran umum.

Anda memerlukan Surat Keputusan Pembayaran Lump-sum Withdrawal (脱退一時金支給決定通知書) dan salinan paspor yang masih berlaku. Kami akan menyediakan daftar periksa setelah pembayaran.

Setelah Anda menyerahkan dokumen, kami biasanya mengajukan SPT dalam 1–2 minggu. Setelah itu, otoritas pajak Jepang memproses SPT Anda, yang biasanya memakan waktu 2–4 bulan. Total waktu dari pembayaran hingga menerima pengembalian pajak sekitar 3–5 bulan.

Jika otoritas pajak Jepang tidak menerbitkan pengembalian pajak — yang jarang terjadi — kami akan mengembalikan seluruh biaya layanan sebesar ¥22.000. Garansi ini berlaku jika Anda memenuhi semua persyaratan kelayakan dan memberikan dokumen yang akurat.

Anda memiliki waktu 5 tahun sejak tanggal pembayaran lump-sum withdrawal diterima untuk mengklaim pengembalian pajak. Jika Anda menerima pembayaran pada tahun 2021, misalnya, batas waktunya adalah tahun 2026. Jangan menunggu — jika melewati batas waktu ini, pengembalian pajak tidak dapat diklaim.

Ya. Data Anda ditangani secara eksklusif oleh akuntan pajak berlisensi kami dan hanya digunakan untuk tujuan pengajuan SPT pajak Anda. Kami tidak menyimpan, menjual, atau membagikan informasi Anda kepada pihak ketiga mana pun.

Silakan hubungi kami sebelum mengajukan permohonan. Tergantung pada apa yang sebelumnya sudah diajukan atau belum diajukan, kami mungkin masih dapat membantu. Setiap situasi berbeda.

Biaya transfer sekitar USD 5–10 akan dipotong dari pengembalian pajak Anda sebelum masuk ke rekening bank Anda. Ini adalah biaya aktual yang diteruskan sesuai biaya sebenarnya — kami tidak mengambil keuntungan tambahan dari biaya ini.

Ya. Layanan kami tersedia di mana pun Anda berada saat ini, selama Anda sudah menerima pembayaran lump-sum withdrawal dan memiliki Surat Keputusan Pembayaran.

Saat Japan Pension Service membayarkan lump-sum withdrawal (脱退一時金) kepada warga negara asing, secara otomatis dipotong 20,42% sebagai pajak penghasilan dan pajak khusus rekonstruksi. Warga negara asing yang telah meninggalkan Jepang dapat mengklaim kembali pajak yang dipotong ini melalui prosedur khusus yang disebut 退職所得の選択課税. Prosedur ini harus dilakukan oleh akuntan pajak berlisensi (税理士) yang bertindak sebagai agen pajak pemohon (納税管理人). Dalam kebanyakan kasus, seluruh atau sebagian besar pajak yang dipotong akan dikembalikan.

Setelah akuntan pajak berlisensi kami mengajukan SPT atas nama Anda, otoritas pajak Jepang biasanya memprosesnya dalam 2–4 bulan. Termasuk waktu untuk menyiapkan dan menyerahkan dokumen, total waktu dari pembayaran hingga menerima pengembalian pajak sekitar 3–5 bulan.

Ada tiga hal yang membuat pengajuan mandiri sangat sulit bagi non-residen. Pertama, Anda memerlukan agen pajak (納税管理人) yang secara fisik berada di Jepang untuk menerima korespondensi dari otoritas pajak atas nama Anda. Kedua, perlakuan pajak yang benar — 退職所得の選択課税 — adalah prosedur khusus yang memerlukan perhitungan pendapatan pensiun yang akurat dan penerapan tarif pajak progresif. Ketiga, semua korespondensi dengan otoritas pajak Jepang dilakukan dalam bahasa Jepang. Secara keseluruhan, hambatan ini membuat pengajuan mandiri tidak praktis bagi sebagian besar orang yang tinggal di luar Jepang.

Jika lebih dari 5 tahun telah berlalu sejak Anda menerima pembayaran lump-sum withdrawal, hak untuk mengklaim pengembalian pajak melalui 退職所得の選択課税 akan hilang secara permanen. Tidak ada perpanjangan atau pengecualian. Jika Anda mendekati batas waktu, segera hubungi kami.