Công ty TNHH LOOK UP (sau đây gọi là "Công ty") thiết lập Chính sách Bảo mật này liên quan đến việc cung cấp Dịch vụ Hoàn thuế một lần cho người nước ngoài (sau đây gọi là "Dịch vụ"), nhận thức được tầm quan trọng của thông tin cá nhân của khách hàng.

1. Thu thập và Phạm vi của Thông tin Cá nhân

Công ty thu thập thông tin cá nhân thông qua các phương tiện đúng đắn và công bằng. Thông tin sau đây được thu thập trong Dịch vụ:

• Thông tin Cơ bản: Tên, địa chỉ email và thông tin liên hệ.

• Thông tin Thanh toán: Thông tin thẻ tín dụng và tình trạng thanh toán (được xử lý qua Stripe).

• Thông tin cho Đơn xin Hoàn thuế: Thông tin cần thiết để chỉ định Đại lý Thuế và nộp tờ khai thuế cuối cùng (được thu thập qua các biểu mẫu Tally).

• Thông tin Chuyển tiền: Thông tin tài khoản ngân hàng để chuyển tiền hoàn thuế (được xử lý qua Wise).

• Lịch sử Hành vi: Cookie, thông tin thiết bị và nhật ký truy cập trên trang web Dịch vụ (Cookie không chứa thông tin cá nhân).

2. Mục đích Sử dụng

Công ty sử dụng thông tin cá nhân chỉ trong phạm vi cần thiết để thực hiện các hoạt động kinh doanh sau:

• Cung cấp Dịch vụ: Thủ tục cho các đơn xin hoàn thuế một lần, nộp thuế điện tử e-Tax và xác minh danh tính.

• Giao tiếp và Thông báo: Báo cáo tiến trình, xác minh các tài liệu cần thiết, phản hồi các yêu cầu và gửi bản tin hoặc thông báo.

• Chuyển tiền Hoàn thuế: Chuyển tiền hoàn thuế đã nhận từ cơ quan thuế đến tài khoản chỉ định của khách hàng.

• Cải thiện Dịch vụ: Cung cấp nội dung và nâng cao tiện nghi dựa trên thông tin thuộc tính và lịch sử hành vi.

3. Cung cấp Thông tin Cá nhân cho Bên thứ ba

Theo quy tắc chung, Công ty sẽ không cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý của khách hàng. Tuy nhiên, trong các trường hợp sau, thông tin có thể được cung cấp mà không cần sự đồng ý trong phạm vi các luật và quy định liên quan:

• Khi việc tiết lộ được yêu cầu bởi các cơ quan công quyền như tòa án, văn phòng công tố hoặc cảnh sát dựa trên luật pháp và quy định.

• Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của một người.

• Khi thực hiện các thủ tục nộp thuế (như chỉ định một Đại lý Thuế) có nghĩa vụ pháp lý đối với cơ quan thuế.

4. Thuê ngoài Xử lý Thông tin Cá nhân

Công ty có thể thuê ngoài một phần hoạt động của mình cho các dịch vụ bên thứ ba (Stripe, Tally, Google, Wise, Zapier, v.v.) để cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng. Công ty sẽ chịu trách nhiệm về việc xử lý thông tin cá nhân bởi các bên thuê ngoài này.

5. Tiết lộ và Chỉnh sửa Thông tin Cá nhân

Nếu khách hàng muốn hỏi về, chỉnh sửa hoặc xóa thông tin cá nhân của mình, Công ty sẽ trả lời một cách nhanh chóng trong phạm vi hợp lý sau khi xác minh danh tính của cá nhân đó.

6. Chính sách Hoàn tiền (Ghi chú Đặc biệt)

Do bản chất của Dịch vụ, sẽ không có khoản hoàn tiền nào được cung cấp sau khi thanh toán đã hoàn tất. Việc đồng ý với chính sách này là bắt buộc thông qua ô chọn đồng ý trước khi thanh toán.

7. Thông tin Liên hệ

Đối với các khiếu nại, tư vấn hoặc yêu cầu liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân, xin vui lòng liên hệ với:

• Thực thể hoạt động: Công ty TNHH LOOK UP (Quản lý Bảo vệ Thông tin Cá nhân: Kentaro Yonemitsu).

• Địa chỉ: Tầng 2, Tòa nhà Tachiki, 3-27-4 Kitazawa, Setagaya-ku, Tokyo, 155-0031, Nhật Bản.

• Email: lump_sum_support@lookup-corp.com.

Ngày ban hành: Ngày 25 tháng 1 năm 2026