Is this service legitimate?

Yes. Our service is operated by 米満建太郎税理士事務所, a licensed Japanese tax accounting firm. Kentaro Yonemitsu holds Tax Accountant Registration No. 151201 with the Tokyo Tax Accountants' Association (Kitazawa Branch). Verifiable via Japan's official registry.

Why can't I just file the tax return myself?

You would need to register a tax agent (納税管理人) in Japan, apply the retirement income selective taxation (退職所得の選択課税), and use Japan's filing system in Japanese from abroad. Our service handles everything for ¥22,000.

Is it legal to use an agent in Japan?

Yes — but only a licensed tax accountant (税理士). Under Japan's Tax Accountant Act (税理士法), filing on behalf of another without a licence is illegal regardless of fees charged. Always verify your agent's licence.

How much will I get back?

The refund equals the withholding tax on your Decision Notice — labelled 「所得税額及び復興特別所得税額」. In most cases, all or most of this amount is refunded.

What documents do I need?

Your Lump-sum Withdrawal Payment Decision Notice (脱退一時金支給決定通知書) and a copy of your valid passport. We provide a full checklist after payment.

How long does the process take?

We typically file within 1–2 weeks of receiving your documents. The tax authority processes your return in 2–4 months. Total time is approximately 3–5 months.

What is the money-back guarantee?

If the Japanese tax authority does not issue a refund, we return your full service fee of ¥22,000. This applies when you meet all eligibility requirements and provide accurate documents.

What is the 5-year deadline?

You have 5 years from the date your lump-sum withdrawal was paid to claim your tax refund. If you miss this window, the refund cannot be claimed.

Is my personal information safe?

Yes. Your data is handled exclusively by our licensed tax accountant for the purpose of filing your return. We do not store, sell, or share your information with any third party.

I used an informal agent before. Can I still use your service?

Please contact us before applying. Depending on what was previously submitted, we may still be able to help. Each situation is different.

What is the transfer fee for receiving my refund?

A transfer fee of approximately USD 5–10 will be deducted from your refund. This is an actual expense — we do not add any profit.

Can I use this service if I am still in Japan?

Yes. Our service is available regardless of location, as long as you have received your lump-sum withdrawal payment and hold the Decision Notice.

What is the lump-sum withdrawal payment tax refund in Japan?

Japan withholds 20.42% tax from lump-sum withdrawals (脱退一時金). Foreign nationals can reclaim this through 退職所得の選択課税, filed by a licensed tax accountant (税理士) acting as tax agent (納税管理人).

How long does it take to get a tax refund from Japan after leaving?

After filing, the Japanese tax authority typically processes your return in 2–4 months. Total time from payment to receiving your refund is approximately 3–5 months.

What makes this process difficult without a tax accountant?

Three barriers: you need a tax agent (納税管理人) in Japan, the correct treatment (退職所得の選択課税) requires specialist knowledge, and all correspondence with the tax authority is in Japanese.

What happens if I miss the 5-year deadline?

If more than 5 years have passed since your lump-sum withdrawal was paid, the right to claim a refund under 退職所得の選択課税 is permanently lost. There are no extensions or exceptions.

LOOK UP ACCOUNTING｜Văn phòng kế toán viên công chứng và kế toán thuế tại Setagaya và Shimokitazawa

Câu Hỏi Thường Gặp

Các Câu Hỏi Thường Gặp

Có. Dịch vụ do 米満建太郎税理士事務所 (Yonemitsu Kentaro Zeirishi Jimusho) — văn phòng kế toán thuế có chứng chỉ tại Nhật — vận hành. Đại diện của chúng tôi, Kentaro Yonemitsu, mang Số đăng ký Zeirishi 151201, thuộc Hiệp hội Zeirishi Tokyo (Chi nhánh Kitazawa / 北沢支部). Bạn có thể tra cứu xác minh tại sổ đăng ký Zeirishi chính thức của Nhật.

Về mặt kỹ thuật bạn có thể tự khai, nhưng để làm vậy bạn phải đăng ký Người đại diện thuế (Nouzei Kanrinin / 納税管理人) tại Nhật, áp dụng đúng cơ chế Sentaku Kazei của thu nhập hưu trí (退職所得の選択課税), và sử dụng được hệ thống khai thuế điện tử của Nhật (e-Tax) — tất cả bằng tiếng Nhật, từ nước ngoài. Hầu như không khả thi với người không còn cư trú tại Nhật. Dịch vụ của chúng tôi xử lý trọn gói với phí ¥22,000, thường chỉ là một phần nhỏ so với số tiền hoàn bạn nhận lại.

Có — nhưng chỉ khi người đó là Zeirishi (税理士 — kế toán thuế có chứng chỉ). Theo Luật Kế toán Thuế của Nhật (Zeirishi Hou / 税理士法), khai thuế thay người khác mà không có chứng chỉ Zeirishi là vi phạm pháp luật, bất kể có thu phí hay không. Trước khi nhờ ai làm, hãy luôn kiểm tra số đăng ký Zeirishi.

Số tiền hoàn thuế bằng đúng số thuế bị khấu trừ ghi trên Giấy thông báo quyết định chi trả Nenkin (脱退一時金支給決定通知書) — dòng 「所得税額及び復興特別所得税額」. Trong hầu hết các trường hợp, toàn bộ hoặc phần lớn số tiền này được hoàn lại. Tham khảo bảng ước tính phía trên để biết khoảng tiền hoàn thông thường.

Bạn cần Giấy thông báo quyết định chi trả Nenkin (脱退一時金支給決定通知書) và bản sao hộ chiếu còn hiệu lực. Sau khi thanh toán, chúng tôi sẽ gửi danh sách giấy tờ chi tiết.

Sau khi bạn gửi hồ sơ, chúng tôi thường nộp khai thuế trong vòng 1–2 tuần. Sở thuế Nhật (Zeimusho / 税務署) sau đó xử lý tờ khai, thường mất 2–4 tháng. Tổng thời gian từ lúc thanh toán đến khi nhận tiền hoàn thường khoảng 3–5 tháng.

Nếu Sở thuế Nhật (Zeimusho) không cấp hoàn thuế cho bạn — trường hợp rất hiếm khi xảy ra — chúng tôi sẽ hoàn lại 100% phí dịch vụ ¥22,000. Cam kết này áp dụng khi bạn đáp ứng đầy đủ điều kiện và cung cấp giấy tờ chính xác.

Bạn có 5 năm kể từ ngày nhận Nenkin lần 1 để xin Hoàn thuế Nenkin. Ví dụ, nếu bạn nhận tiền vào năm 2021, thời hạn là năm 2026. Đừng để quá hạn — quá thời điểm này, bạn vĩnh viễn mất quyền lấy lại khoản thuế bị khấu trừ.

Có. Dữ liệu của bạn chỉ do Zeirishi có chứng chỉ của chúng tôi xử lý, và chỉ dùng cho mục đích khai thuế. Chúng tôi không lưu trữ, không bán, không chia sẻ thông tin cho bất kỳ bên thứ ba nào.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi trước khi đăng ký. Tuỳ vào những gì đã (hoặc chưa) được nộp trước đó, chúng tôi có thể vẫn hỗ trợ được. Mỗi trường hợp một khác.

Phí chuyển tiền khoảng USD 5–10 sẽ được trừ trực tiếp từ tiền hoàn thuế trước khi về tới tài khoản ngân hàng của bạn. Đây là chi phí thực tế của Wise; chúng tôi không cộng thêm bất kỳ khoản lợi nhuận nào vào phí này.

Có. Dịch vụ áp dụng được bất kể bạn đang ở đâu, miễn là bạn đã nhận Nenkin lần 1 và đang giữ Giấy thông báo quyết định chi trả Nenkin (脱退一時金支給決定通知書).

Khi Tổ chức Lương hưu Nhật Bản (Nihon Nenkin Kikou) chi trả Nenkin lần 1 (脱退一時金) cho người nước ngoài, họ tự động khấu trừ 20,42% là thuế thu nhập và thuế tái thiết đặc biệt. Người nước ngoài đã rời Nhật được phép lấy lại khoản thuế này qua thủ tục đặc biệt — Sentaku Kazei của thu nhập hưu trí (退職所得の選択課税). Cộng đồng người Việt thường gọi là "Nenkin lần 2" hay "Hoàn thuế Nenkin / Hoàn thuế Nhật". Thủ tục này bắt buộc do Zeirishi có chứng chỉ thực hiện, đóng vai trò là Người đại diện thuế (Nouzei Kanrinin / 納税管理人) cho bạn. Trong hầu hết các trường hợp, toàn bộ hoặc phần lớn khoản thuế bị khấu trừ sẽ được hoàn lại.

Sau khi Zeirishi có chứng chỉ của chúng tôi nộp tờ khai thay bạn, Sở thuế Nhật (Zeimusho / 税務署) thường xử lý trong vòng 2–4 tháng. Tính cả thời gian chuẩn bị và nộp hồ sơ, tổng thời gian từ khi bạn thanh toán đến khi nhận tiền hoàn thường khoảng 3–5 tháng.

Có ba lý do chính khiến người không cư trú gần như không thể tự khai. Thứ nhất, bạn cần một Người đại diện thuế (Nouzei Kanrinin / 納税管理人) thực sự đang ở Nhật để nhận thư từ Sở thuế thay bạn. Thứ hai, cách xử lý thuế đúng — Sentaku Kazei của thu nhập hưu trí (退職所得の選択課税) — là một thủ tục chuyên môn, đòi hỏi tính toán chính xác thu nhập hưu trí và áp dụng đúng biểu thuế luỹ tiến. Thứ ba, toàn bộ thư từ với Sở thuế Nhật đều bằng tiếng Nhật. Cộng dồn lại, ba rào cản này khiến việc tự khai gần như bất khả thi với hầu hết người Việt sống ngoài Nhật.

Nếu đã quá 5 năm kể từ ngày bạn nhận Nenkin lần 1, quyền xin Hoàn thuế Nenkin sẽ hết hiệu lực vĩnh viễn. Không có ngoại lệ hay gia hạn. Nếu bạn sắp hết hạn, hãy liên hệ ngay.